Vorstand und Ablage
Kennen Sie das?
Website, Tabellen, Cloud-Ordner, Formulare – und keiner weiß, wo was liegt.
In vielen Vorständen ist mit den Jahren ein Werkzeug-Mix entstanden: die Website, ein paar Excel-Tabellen, ein Cloud-Ordner, Formulare auf Papier und als PDF, vielleicht ein Onlineshop. Jedes Werkzeug hat eigene Zugänge, jedes Vorstandsmitglied seine eigene Ordnung. Dazu der ständige Wechsel zwischen Papier und Bildschirm.
Das kostet Zeit und Nerven. Wer etwas sucht, muss erst fragen, wo es liegt.
Die Lösung: eine Software für alles, an einem Ort.
WebVereint kommt nicht als weiteres Werkzeug dazu, sondern ersetzt den Mix. Mitgliedschaft, Lastschrift, Shop, Termine, Dokumente und Website laufen an einem Ort, mit einem Zugang für jede Person und einer klaren Struktur. Sie ist für die Vereinsarbeit entwickelt, aus der Vereinsarbeit heraus.
So arbeitet Ihr Vorstand
Eine Oberfläche, die man ohne Handbuch versteht.
Wer im Vorstand ist, meldet sich an und landet direkt in der Vereinsübersicht. Der Rest von WordPress bleibt verborgen – kein Theme, keine Plugins, nichts, was man versehentlich kaputt machen kann.
Alles Wichtige auf einen Blick!
Mitglieder, Geld und Termine – ein Blick genügt.
Was in den Ämtern anfällt – an einem Ort erledigt.
Für den Vorsitz
Anträge annehmen oder ablehnen, Kündigungen im Blick, Rundmails – auch zeitgesteuert.
Für die Kasse
Lastschrift, Spenden, Zuwendungen und Kassenbuch an einem Ort.
Für die Schriftführung
Papieranträge erfassen, Dokumente ablegen, Anfragen beantworten.
Jede Person im Vorstand hat ihren eigenen Zugang. Zwei Rollen – Vereinsverwaltung und Vereinsleitung – regeln, wer was darf, jeweils nur mit den Rechten, die die Arbeit braucht.
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Vorgänge statt Posteingang
Was ein Mensch prüfen muss, landet in einer Arbeitsliste.
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Startklar mit Assistent
Führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung.
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Protokoll
Wer hat wann was getan? Nachvollziehbar, ohne Personendaten.
Vorstandswechsel
Ein neuer Kassenwart? Die Übergabe ist schnell erklärt.
Bei jedem Ämterwechsel geht etwas verloren. Der Nachfolger muss erst verstehen, wie der Vorgänger gearbeitet hat: welche Tabelle, welcher Ordner, welches Passwort. Wissen und Daten bleiben auf der Strecke, und neue Strukturen wachsen an die alten an.
Mit WebVereint liegt alles an einem Ort und in derselben Struktur, egal wer das Amt hat. Die neue Person bekommt einen eigenen Zugang, die bisherige gibt ihren ab. Was sie getan hat, bleibt im Protokoll nachvollziehbar. Die Übergabe ist in einem kurzen Gespräch erklärt; die meisten Fragen beantwortet danach das ausführliche Handbuch.
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Zugang statt Passwort
Neue Zugänge bekommen einen Link, mit dem die Person ihr Passwort selbst festlegt. Kein Passwort wird weitergegeben.
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Zugang entziehen
Wer aus dem Vorstand ausscheidet, dem entziehen Sie den Zugang. Die Daten bleiben im Verein.
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Alles bleibt
Akten, Buchungen, Dokumente und Protokoll gehören dem Verein, nicht einer Person.
Alles an seinem Platz
Der Vereinsordner, der nicht verloren geht.
Protokolle, Satzung, Verträge und Prüfberichte liegen geschützt an einem Ort – auch nach einem Wechsel im Vorstand. Und die Oberfläche richtet sich nach Ihrem Verein, nicht umgekehrt.
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Dokumentenablage
In Ordnern, durchsuchbar nach Art und Jahr. Ganze Ordner einfach hineinziehen, Papier mit dem Handy scannen. Die Frist erinnert, wenn etwas weg kann.
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Formulare nach Wunsch
Eigene Felder in Antrag, Spende, Kündigung und Kontakt – Text, Datum, Auswahl oder Ankreuzfeld, auf Wunsch als Pflicht.
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Frei anordnen
Karten auf Übersicht und Einstellungen ziehen, breiter machen oder ausblenden – für sich oder als Vorgabe für alle.
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Nur, was Sie brauchen
Mitgliedschaft, Spenden, Angebote und Kassenbuch lassen sich einzeln abschalten. Was aus ist, verschwindet aus Menü und Einstellungen.
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Der ganze Vorstand informiert
Hinweise auf Anträge, Buchungen und Kündigungen gehen an mehrere Adressen, auf Wunsch über den eigenen Mailserver.
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Updates mit einem Klick
Neue Versionen spielt die Vereinsverwaltung selbst ein – nur, wenn sie von Digelite signiert sind. Der Rest von WordPress bleibt gesperrt.
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Fristen rechnen sich selbst
Kündigungsfristen und -termine berechnet das Plugin. Beitragsforderungen entstehen von selbst zum Fälligkeitstermin.
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Umstieg ohne Abtippen
Mitglieder importieren, den Kassenbuchbestand übernehmen – und jederzeit alles als CSV exportieren.
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Kennzahlen auf einen Blick
Mitgliederentwicklung, Umsatz und Vorgänge in einer Übersicht, ohne eigene Auswertung.
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Datenschutz eingebaut
Auskunft als Export, Löschen als Anonymisierung, die Aufbewahrungsfristen beachtet das Plugin.
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Mailprotokoll
Welche Mail wann an wen ging, steht im Mailprotokoll.
Sprechen Sie uns an
Ob Training, Probe, Sommerfest oder Förderprojekt: WebVereint nimmt Ihrem Vorstand die Routine ab – damit Ehrenamt wieder Ehrenamt ist.